Generative AI đang dần trở thành một công cụ hỗ trợ trực tiếp cho nhiều hoạt động trong doanh nghiệp. Từ Marketing, Sales, Nhân sự đến vận hành và quản lý, AI tạo sinh có thể hỗ trợ xử lý thông tin, tạo nội dung, phân tích dữ liệu và chuẩn hóa nhiều tác vụ.
Tuy nhiên, doanh nghiệp không thể đạt hiệu quả cao chỉ bằng cách cung cấp tài khoản ChatGPT hoặc một công cụ AI cho nhân viên. Để AI trở thành năng lực thực tế, đội ngũ cần được hướng dẫn cách xác định vấn đề, lựa chọn công cụ, xây dựng yêu cầu, kiểm tra kết quả và đưa AI vào quy trình làm việc. Vì vậy, đào tạo Generative AI cho doanh nghiệp cần được xây dựng theo một lộ trình phù hợp với từng nhóm nhân sự và mục tiêu của tổ chức.
Đào tạo Generative AI cho doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?
Trước khi xây dựng chương trình đào tạo, doanh nghiệp cần đánh giá mức độ sử dụng AI hiện tại của đội ngũ. Đây là bước quan trọng để xác định nội dung đào tạo phù hợp, tránh tình trạng người đã có kinh nghiệm phải học lại kiến thức quá cơ bản trong khi người mới sử dụng AI lại chưa có nền tảng cần thiết.
Một số doanh nghiệp có thể chưa có nhiều nhân sự sử dụng AI và cần bắt đầu bằng kiến thức nền tảng. Một số khác đã sử dụng ChatGPT, Gemini hoặc những công cụ tương tự nhưng chủ yếu cho các công việc đơn giản như viết nội dung, tóm tắt văn bản hoặc tìm kiếm ý tưởng.
Cũng có những doanh nghiệp đã sử dụng AI thường xuyên nhưng chưa có quy trình thống nhất. Mỗi nhân viên sử dụng một cách khác nhau, dữ liệu đưa vào công cụ chưa được kiểm soát và kết quả tạo ra chưa được đánh giá một cách có hệ thống.
Do đó, không nên áp dụng một chương trình giống nhau cho tất cả doanh nghiệp. Nội dung đào tạo cần dựa trên ngành nghề, đặc điểm công việc, trình độ nhân sự và mục tiêu ứng dụng AI.
Lộ trình đào tạo Generative AI gồm những giai đoạn nào?
Một chương trình đào tạo Generative AI cho doanh nghiệp có thể được triển khai theo nhiều mô hình khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản, doanh nghiệp nên đi từ nhận thức đến kỹ năng, sau đó chuyển sang ứng dụng, xây dựng quy trình và đánh giá hiệu quả.
Giai đoạn 1: Xây dựng nhận thức về Generative AI
Trước tiên, nhân sự cần hiểu Generative AI là gì, có thể hỗ trợ những công việc nào và đâu là những giới hạn cần lưu ý.
Nội dung nền tảng có thể bao gồm khái niệm về trí tuệ nhân tạo, Generative AI, mô hình ngôn ngữ lớn, cách AI tạo nội dung và những yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng đầu ra.
Mục tiêu của giai đoạn này không phải biến toàn bộ nhân sự thành chuyên gia công nghệ. Điều quan trọng hơn là giúp người học hình thành tư duy sử dụng AI đúng cách.
Nhân viên cần hiểu rằng AI là công cụ hỗ trợ chứ không phải nguồn thông tin tuyệt đối. Nội dung do AI tạo ra có thể chứa thông tin chưa chính xác, thiếu ngữ cảnh hoặc không phù hợp với tình huống thực tế. Những thông tin quan trọng vẫn cần được con người kiểm tra trước khi sử dụng.
Khi có nhận thức đúng, nhân sự sẽ hạn chế được việc sử dụng AI theo kiểu thử nghiệm ngẫu nhiên và bắt đầu nhìn nhận công cụ này dưới góc độ giải quyết vấn đề.
Giai đoạn 2: Thành thạo kỹ thuật Prompt
Sau khi hiểu nền tảng, học viên cần biết cách giao tiếp với AI để tạo ra kết quả phù hợp với mục tiêu công việc.
Một prompt hiệu quả thường cần cung cấp đủ bối cảnh, vai trò, nhiệm vụ, dữ liệu đầu vào và tiêu chí đầu ra. Học viên cũng cần biết cách chia một yêu cầu lớn thành nhiều bước nhỏ thay vì yêu cầu AI xử lý tất cả trong một lần.
Ví dụ, thay vì chỉ yêu cầu AI “viết kế hoạch Marketing”, người dùng có thể cung cấp thông tin về sản phẩm, khách hàng mục tiêu, mục tiêu kinh doanh, ngân sách và thời gian triển khai. Sau đó, yêu cầu AI xây dựng từng phần của kế hoạch và kiểm tra lại kết quả.
Đào tạo Prompt Engineering vì vậy nên gắn với những công việc thực tế của học viên. Nhân sự Marketing cần học cách đặt prompt phục vụ nghiên cứu và sáng tạo nội dung, trong khi nhân sự Sales có thể tập trung vào các tình huống liên quan đến khách hàng, email và kịch bản bán hàng.
Giai đoạn 3: Ứng dụng AI theo phòng ban
Đây là giai đoạn quan trọng nếu doanh nghiệp muốn biến kiến thức về Generative AI thành giá trị thực tế.
Mỗi phòng ban có mục tiêu, dữ liệu và quy trình khác nhau. Vì vậy, việc đào tạo theo tình huống nghiệp vụ sẽ giúp nhân sự dễ hình dung cách đưa AI vào công việc hằng ngày hơn.
Ứng dụng Generative AI cho phòng Marketing
Marketing là một trong những bộ phận có nhiều cơ hội ứng dụng Generative AI.
AI có thể hỗ trợ nghiên cứu chủ đề, xây dựng ý tưởng nội dung, lập dàn ý, phát triển nội dung theo nhiều định dạng, xây dựng kế hoạch truyền thông hoặc tổng hợp phản hồi từ khách hàng.
Tuy nhiên, AI không nên thay thế hoàn toàn vai trò chiến lược của nhân sự Marketing. Người dùng vẫn cần xác định thông điệp, hiểu khách hàng mục tiêu, kiểm tra thông tin và đảm bảo nội dung phù hợp với thương hiệu.
Trong chương trình đào tạo Generative AI cho doanh nghiệp, học viên Marketing nên được thực hành trực tiếp trên các sản phẩm, dịch vụ hoặc tình huống gần với hoạt động thực tế của doanh nghiệp.
Ứng dụng Generative AI cho Sales
Đối với Sales, AI có thể hỗ trợ chuẩn bị thông tin trước cuộc gặp, xây dựng kịch bản trao đổi, tổng hợp nội dung cuộc họp, phân tích nhu cầu khách hàng hoặc tạo các phiên bản email phù hợp với từng nhóm đối tượng.
Ví dụ, nhân viên kinh doanh có thể cung cấp thông tin về khách hàng và mục tiêu của cuộc trao đổi để AI hỗ trợ xây dựng một kịch bản tiếp cận. Sau đó, nhân viên có thể điều chỉnh nội dung dựa trên kinh nghiệm và tình huống thực tế.
Giá trị của AI không nằm ở việc tạo ra một email nhanh hơn mà nằm ở khả năng hỗ trợ nhân viên giảm thời gian cho các tác vụ lặp lại và dành nhiều thời gian hơn cho hoạt động tạo doanh thu.
Ứng dụng Generative AI cho Nhân sự
Bộ phận Nhân sự có thể sử dụng Generative AI để hỗ trợ xây dựng mô tả công việc, chuẩn bị nội dung tuyển dụng, xây dựng câu hỏi phỏng vấn, tổng hợp phản hồi hoặc phát triển tài liệu đào tạo.
Tuy nhiên, dữ liệu nhân sự thường chứa nhiều thông tin cá nhân và dữ liệu nội bộ. Vì vậy, chương trình đào tạo cần đặc biệt chú trọng đến nguyên tắc bảo mật.
Nhân viên cần biết loại dữ liệu nào được phép đưa vào công cụ AI, dữ liệu nào cần được ẩn hoặc xử lý trước và những trường hợp nào cần sử dụng hệ thống AI được doanh nghiệp phê duyệt.
Ứng dụng Generative AI cho Vận hành
Đối với bộ phận vận hành, AI có thể hỗ trợ chuẩn hóa tài liệu, tổng hợp báo cáo, xây dựng hướng dẫn công việc, phân loại thông tin hoặc xử lý các nội dung có cấu trúc.
Doanh nghiệp nên bắt đầu từ những quy trình có tính lặp lại cao hoặc tiêu tốn nhiều thời gian xử lý thủ công.
Sau khi xác định được hiệu quả, doanh nghiệp có thể mở rộng AI sang những quy trình phức tạp hơn. Cách tiếp cận từng bước giúp hạn chế rủi ro và dễ đánh giá hiệu quả đầu tư.
Ứng dụng Generative AI cho quản lý
Quản lý không nhất thiết phải trở thành người trực tiếp sử dụng mọi công cụ AI. Vai trò quan trọng hơn là xác định AI nên được ứng dụng ở đâu, phòng ban nào cần ưu tiên và cách kiểm soát việc sử dụng AI trong đội ngũ.
Chương trình dành cho quản lý có thể tập trung vào cách xác định use case, đánh giá lợi ích, nhận diện rủi ro và xây dựng kế hoạch ứng dụng AI.
Khi cấp quản lý hiểu được khả năng và giới hạn của Generative AI, việc triển khai trong phòng ban sẽ có định hướng rõ ràng hơn.
Giai đoạn 4: Xây dựng quy trình làm việc có AI hỗ trợ
Sau khi nhân sự đã biết sử dụng công cụ, doanh nghiệp cần chuyển sang bước quan trọng hơn là xây dựng workflow có AI hỗ trợ.
Ví dụ, thay vì chỉ sử dụng AI để viết báo cáo, doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình:
Thu thập dữ liệu → xử lý thông tin → AI hỗ trợ tổng hợp → nhân sự kiểm tra → hoàn thiện báo cáo.
Trong quy trình này, AI chỉ đảm nhận những phần phù hợp, còn con người vẫn kiểm soát các bước cần phán đoán và chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng.
Khi AI trở thành một bước trong quy trình, doanh nghiệp có thể dễ dàng đo lường thời gian tiết kiệm được, số lượng công việc xử lý và chất lượng đầu ra.
Đây cũng là điểm khác biệt giữa việc “nhân viên biết dùng AI” và việc “doanh nghiệp có năng lực ứng dụng AI”.
Giai đoạn 5: Đánh giá hiệu quả sau đào tạo
Một chương trình đào tạo Generative AI cho doanh nghiệp không nên kết thúc ngay sau buổi học cuối cùng.
Doanh nghiệp cần theo dõi việc ứng dụng AI trong thực tế để biết kiến thức đã được chuyển hóa thành hành động hay chưa.
Một số chỉ số có thể được sử dụng gồm:
- Số lượng nhân sự thường xuyên sử dụng AI.
- Số quy trình đã ứng dụng AI.
- Thời gian xử lý công việc trước và sau đào tạo.
- Số lượng use case được đề xuất.
- Mức độ hoàn thành các bài tập thực hành.
- Số quy trình được chuẩn hóa với AI hỗ trợ.
- Phản hồi của nhân viên sau chương trình.
Việc đo lường giúp doanh nghiệp xác định chương trình đào tạo đang tạo ra thay đổi thực tế hay mới chỉ dừng ở mức nâng cao nhận thức.
Doanh nghiệp nên đào tạo Generative AI theo hình thức nào?
Tùy quy mô và mục tiêu, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức đào tạo trực tiếp, trực tuyến, hybrid hoặc đào tạo in-house.
Đào tạo in-house phù hợp với doanh nghiệp muốn sử dụng chính những tình huống, quy trình và bài toán nội bộ làm nội dung thực hành. Nhờ đó, học viên có thể áp dụng kiến thức ngay vào công việc thay vì phải chuyển đổi một ví dụ chung sang bối cảnh riêng.
Với doanh nghiệp có nhiều phòng ban, có thể tổ chức chương trình theo hai tầng.
Tầng đầu tiên là chương trình nền tảng dành cho nhiều nhân sự nhằm tạo mặt bằng kiến thức chung. Tầng thứ hai là đào tạo chuyên sâu theo từng phòng ban và nhóm công việc.
Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp vừa xây dựng nhận thức AI đồng nhất, vừa đảm bảo nhân sự có kỹ năng phù hợp với nghiệp vụ của mình.
Những tiêu chí cần có khi lựa chọn chương trình đào tạo
Doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào số lượng công cụ được giới thiệu để đánh giá một chương trình đào tạo Generative AI cho doanh nghiệp.
Một chương trình phù hợp nên có nội dung thực hành, tình huống gần với nghiệp vụ và hướng dẫn về bảo mật dữ liệu.
Doanh nghiệp cũng nên xem xét khả năng tùy chỉnh nội dung. Nếu chương trình có thể điều chỉnh theo ngành nghề, phòng ban, trình độ học viên và mục tiêu cụ thể, khả năng ứng dụng sau đào tạo sẽ cao hơn.
Bên cạnh đó, nội dung nên cân bằng giữa kiến thức nền tảng và thực hành. Nếu chỉ tập trung vào lý thuyết, nhân viên có thể hiểu AI nhưng chưa chắc biết cách sử dụng trong công việc. Ngược lại, nếu chỉ hướng dẫn công cụ mà thiếu kiến thức nền, người học dễ phụ thuộc vào một nền tảng cụ thể.
Những điều doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi đào tạo
Để chương trình đạt hiệu quả, doanh nghiệp nên chuẩn bị một số thông tin trước khi bắt đầu.
Thứ nhất là danh sách những công việc mà nhân sự đang mất nhiều thời gian xử lý.
Thứ hai là những quy trình có tính lặp lại hoặc cần xử lý lượng thông tin lớn.
Thứ ba là các vấn đề doanh nghiệp muốn cải thiện sau đào tạo.
Thứ tư là những nguyên tắc liên quan đến dữ liệu, quyền riêng tư và bảo mật thông tin.
Thứ năm là mục tiêu cụ thể của chương trình, chẳng hạn nâng cao năng suất, chuẩn hóa kỹ năng AI hoặc tìm kiếm các use case có khả năng triển khai thực tế.
Những thông tin này giúp đơn vị đào tạo hiểu rõ nhu cầu và xây dựng nội dung sát với doanh nghiệp hơn.
Đào tạo Generative AI không chỉ là học cách dùng ChatGPT
ChatGPT có thể là một trong những công cụ được sử dụng trong chương trình, nhưng đào tạo Generative AI cho doanh nghiệp không nên đồng nghĩa với đào tạo ChatGPT.
Generative AI bao gồm nhiều công cụ và phương pháp khác nhau. Quan trọng hơn, doanh nghiệp cần xây dựng được phương pháp để nhân sự biết khi nào nên sử dụng AI, sử dụng công cụ nào, đưa dữ liệu gì vào, kiểm tra kết quả như thế nào và chịu trách nhiệm ra sao.
Nếu chỉ tập trung vào một công cụ, nhân viên có thể gặp khó khăn khi doanh nghiệp thay đổi nền tảng hoặc xuất hiện những công nghệ mới.
Ngược lại, khi được trang bị tư duy và phương pháp ứng dụng, nhân sự có thể tiếp tục thích nghi với những công cụ Generative AI khác nhau.
Từ đào tạo đến xây dựng năng lực AI trong doanh nghiệp
Mục tiêu dài hạn của đào tạo không phải là giúp nhân viên biết càng nhiều công cụ càng tốt. Mục tiêu là hình thành khả năng nhận diện cơ hội ứng dụng AI và biến cơ hội đó thành cải tiến trong công việc.
Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ kiến thức nền, tiếp tục với kỹ năng sử dụng công cụ, sau đó chuyển sang ứng dụng theo phòng ban và cuối cùng là xây dựng các quy trình có AI hỗ trợ.
Lộ trình này giúp doanh nghiệp đi từ nhận thức → kỹ năng → ứng dụng → chuẩn hóa → mở rộng.
Quan trọng hơn, quá trình đào tạo nên được xem là điểm khởi đầu cho việc xây dựng năng lực AI thay vì một hoạt động đào tạo đơn lẻ. Khi nhân sự hiểu cách sử dụng Generative AI, quản lý xác định được use case và doanh nghiệp có cơ chế kiểm soát phù hợp, AI mới có thể trở thành một phần của hoạt động vận hành.
Vì vậy, triển khai đào tạo Generative AI cho doanh nghiệp theo lộ trình phù hợp sẽ giúp tổ chức từng bước nâng cao năng lực số, tối ưu cách làm việc và tạo nền tảng cho quá trình ứng dụng AI ở quy mô rộng hơn.
