.jpg)
Trong quá trình chuyển đổi số, doanh nghiệp thường tập trung nhiều vào việc lựa chọn phần mềm, nền tảng và công nghệ. Tuy nhiên, công nghệ chỉ tạo ra giá trị khi nhân sự có khả năng sử dụng đúng cách và đưa những công cụ đó vào công việc. Một doanh nghiệp có thể sở hữu hệ thống CRM nhưng nhân viên Sales không cập nhật dữ liệu. Doanh nghiệp có thể triển khai nền tảng cộng tác nhưng các phòng ban vẫn gửi tài liệu qua nhiều kênh khác nhau. Công ty có thể đầu tư công cụ AI nhưng nhân sự chưa biết cách khai thác hoặc kiểm tra kết quả. Những vấn đề này cho thấy khoảng cách giữa đầu tư công nghệ và năng lực sử dụng công nghệ.
Đó là lý do đào tạo Digital Skills cho doanh nghiệp cần được xây dựng như một chương trình phát triển năng lực, thay vì chỉ là những buổi hướng dẫn phần mềm.
Khung Digital Skills trong doanh nghiệp gồm những nhóm nào?
Digital Skills có thể được chia thành nhiều nhóm tùy theo đặc thù của từng tổ chức. Tuy nhiên, một khung kỹ năng số tương đối toàn diện có thể bao gồm: kỹ năng công cụ số, cộng tác số, dữ liệu, AI, tự động hóa và an toàn thông tin.
Các nhóm kỹ năng này không hoàn toàn tách biệt. Chúng có thể bổ trợ lẫn nhau trong cùng một quy trình làm việc.
Ví dụ, một nhân viên có thể sử dụng công cụ cộng tác để thu thập dữ liệu, dùng bảng tính để xử lý, AI để hỗ trợ phân tích và nền tảng tự động hóa để giảm thao tác thủ công.
Nhóm 1: Kỹ năng số nền tảng
Đây là lớp năng lực cơ bản mà phần lớn nhân sự cần có.
Nhân viên cần biết sử dụng email, công cụ văn phòng, hệ thống lưu trữ, lịch làm việc và các nền tảng nội bộ.
Tuy nhiên, đào tạo không nên chỉ dừng ở cách sử dụng chức năng.
Nhân sự cần hiểu cách tổ chức tài liệu, đặt tên file, chia sẻ quyền truy cập và phối hợp với đồng nghiệp trên môi trường số.
Kỹ năng nền tảng tốt giúp giảm nhiều lỗi nhỏ nhưng lặp lại trong công việc hằng ngày.
Nhóm 2: Kỹ năng cộng tác số
Môi trường làm việc hiện đại ngày càng phụ thuộc vào các công cụ cộng tác.
Nhân sự cần biết cách làm việc trên tài liệu chung, quản lý nhiệm vụ, trao đổi thông tin, tổ chức cuộc họp trực tuyến và cập nhật tiến độ.
Đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều phòng ban, kỹ năng cộng tác số giúp hạn chế tình trạng thông tin bị phân tán.
Một chương trình đào tạo Digital Skills cho doanh nghiệp nên đưa chính quy trình cộng tác của doanh nghiệp vào bài tập để nhân viên có thể áp dụng ngay sau khóa học.
Nhóm 3: Kỹ năng dữ liệu
Dữ liệu là một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh hiện đại.
Tuy nhiên, không phải nhân sự nào cũng cần trở thành Data Analyst. Điều doanh nghiệp cần là xây dựng khả năng sử dụng dữ liệu phù hợp với vai trò.
Đối với nhân viên
Nhân viên cần biết nhập liệu chính xác, tổ chức dữ liệu và đọc những chỉ số cơ bản.
Đối với quản lý
Quản lý cần có khả năng đọc báo cáo, nhận diện xu hướng và sử dụng dữ liệu để hỗ trợ quyết định.
Đối với nhóm chuyên môn
Những vị trí thường xuyên làm việc với dữ liệu có thể cần học sâu hơn về bảng tính, dashboard hoặc công cụ phân tích.
Cách chia này giúp doanh nghiệp tránh đào tạo quá sâu cho người không cần và đồng thời không bỏ sót nhóm có nhu cầu chuyên môn cao.
Nhóm 4: Kỹ năng sử dụng AI
AI đang trở thành một phần của môi trường làm việc số.
Nhân sự có thể sử dụng AI để hỗ trợ viết, nghiên cứu, tổng hợp thông tin, phân tích dữ liệu hoặc xử lý các tác vụ lặp lại.
Tuy nhiên, AI cần được đào tạo như một năng lực chứ không chỉ là một công cụ.
Nhân viên cần hiểu cách viết yêu cầu, cung cấp bối cảnh, kiểm tra kết quả và bảo vệ dữ liệu khi sử dụng AI.
Đây cũng là lý do Digital Skills ngày càng có mối liên hệ chặt chẽ với năng lực AI.
Nhóm 5: Kỹ năng tự động hóa
Sau khi nhân sự đã có nền tảng công cụ và dữ liệu, doanh nghiệp có thể phát triển kỹ năng tự động hóa.
Không phải mọi nhân viên đều cần tự xây dựng hệ thống automation phức tạp. Tuy nhiên, họ có thể học cách nhận diện những công việc lặp lại và xác định phần nào có khả năng tự động hóa.
Ví dụ:
Nhập dữ liệu → kiểm tra → gửi thông báo → cập nhật báo cáo
Nếu những bước này có thể kết nối thông qua công cụ phù hợp, nhân sự có thể giảm đáng kể thao tác thủ công.
Nhóm 6: An toàn và bảo mật số
Kỹ năng số không thể tách khỏi an toàn thông tin.
Nhân sự cần hiểu những nguyên tắc cơ bản khi sử dụng tài khoản, thiết bị, dữ liệu và nền tảng trực tuyến.
Nội dung đào tạo có thể bao gồm nhận diện email đáng ngờ, bảo vệ tài khoản, quản lý quyền truy cập, chia sẻ tài liệu và xử lý dữ liệu nội bộ.
Khi AI và các công cụ đám mây ngày càng phổ biến, nhận thức về dữ liệu càng trở nên quan trọng.
Xây dựng lộ trình đào tạo Digital Skills theo cấp độ
Không phải nhân sự nào cũng bắt đầu từ cùng một điểm. Do đó, doanh nghiệp có thể chia chương trình thành ba cấp độ.
Cấp độ 1: Digital Foundation
Đây là cấp độ dành cho nhân sự cần xây dựng nền tảng.
Nội dung tập trung vào công cụ văn phòng, cộng tác số, quản lý tài liệu, giao tiếp trực tuyến và an toàn thông tin cơ bản.
Cấp độ 2: Digital Productivity
Ở cấp độ này, nhân sự tập trung vào việc sử dụng công nghệ để nâng cao năng suất.
Nội dung có thể bao gồm phân tích dữ liệu cơ bản, AI hỗ trợ công việc, quản lý quy trình và tự động hóa những tác vụ đơn giản.
Cấp độ 3: Digital Transformation
Đây là cấp độ dành cho quản lý, chuyên gia hoặc những nhóm đóng vai trò dẫn dắt chuyển đổi số.
Nội dung có thể tập trung vào dữ liệu, AI, tự động hóa, quản trị công nghệ và xây dựng các sáng kiến chuyển đổi số.
Cách chia cấp độ giúp doanh nghiệp xây dựng chương trình phù hợp với năng lực của từng nhóm thay vì đào tạo đại trà.
Đào tạo Digital Skills theo từng phòng ban
Marketing
Marketing có thể tập trung vào Content, SEO, phân tích dữ liệu, nền tảng quảng cáo, CRM, AI và các công cụ quản lý chiến dịch.
Mục tiêu là giúp đội ngũ có thể sử dụng dữ liệu và công nghệ để hỗ trợ cả hoạt động sáng tạo lẫn đo lường hiệu quả.
Sales
Sales cần chú trọng CRM, dữ liệu khách hàng, công cụ giao tiếp, báo cáo bán hàng và AI hỗ trợ.
Một chương trình thực tế có thể bắt đầu từ cách quản lý dữ liệu khách hàng, theo dõi pipeline và tự động hóa các tác vụ lặp lại.
Nhân sự
HR có thể phát triển kỹ năng sử dụng HRM, nền tảng tuyển dụng, công cụ đào tạo, khảo sát và AI hỗ trợ công việc.
Bên cạnh đó, bảo mật dữ liệu cá nhân cần được đưa vào chương trình.
Tài chính và kế toán
Nhóm này thường cần kỹ năng bảng tính, xử lý dữ liệu, báo cáo và sử dụng phần mềm nghiệp vụ.
Đào tạo nên tập trung vào việc giảm thao tác thủ công và nâng cao khả năng kiểm soát dữ liệu.
Vận hành
Vận hành có thể tập trung vào quản lý quy trình, dữ liệu, phần mềm nội bộ, cộng tác số và tự động hóa.
Đặc biệt, những quy trình lặp lại nên được ưu tiên đưa vào bài tập.
Làm thế nào để đánh giá Digital Skills của nhân sự?
Doanh nghiệp không nên chỉ hỏi nhân viên “đã biết sử dụng công cụ này chưa?”.
Một người có thể biết cách mở một phần mềm nhưng chưa chắc sử dụng nó hiệu quả.
Doanh nghiệp có thể đánh giá qua ba cấp độ:
Biết → Làm được → Tối ưu được.
Ở cấp độ đầu tiên, nhân sự hiểu chức năng.
Ở cấp độ thứ hai, nhân sự có thể sử dụng công cụ để hoàn thành công việc.
Ở cấp độ thứ ba, nhân sự biết lựa chọn công cụ, tối ưu quy trình và kết hợp nhiều công nghệ để đạt hiệu quả tốt hơn.
Cách đánh giá này giúp doanh nghiệp xác định chính xác khoảng cách kỹ năng.
Đo lường hiệu quả chương trình đào tạo
Một chương trình đào tạo Digital Skills cho doanh nghiệp cần có tiêu chí đo lường rõ ràng.
Doanh nghiệp có thể theo dõi:
- Tỷ lệ nhân sự hoàn thành chương trình.
- Kết quả bài đánh giá trước và sau đào tạo.
- Tỷ lệ sử dụng các công cụ được đào tạo.
- Thời gian xử lý một số tác vụ.
- Số lượng quy trình được cải tiến.
- Số use case công nghệ được đề xuất.
- Mức độ hài lòng của người học.
- Hiệu quả công việc sau đào tạo.
Trong đó, chỉ số quan trọng không chỉ là số người tham gia khóa học mà là mức độ thay đổi trong công việc.
Những sai lầm khi đào tạo Digital Skills
Đào tạo quá nhiều công cụ
Việc giới thiệu hàng chục nền tảng trong thời gian ngắn có thể khiến học viên biết nhiều nhưng không thành thạo công cụ nào.
Không gắn với công việc
Nếu bài tập hoàn toàn khác với công việc thực tế, nhân viên có thể khó áp dụng sau khóa học.
Đào tạo giống nhau cho mọi phòng ban
Marketing, Sales, HR và Vận hành có nhu cầu kỹ năng khác nhau. Một chương trình chung có thể phù hợp ở phần nền tảng nhưng cần được tùy chỉnh ở phần chuyên sâu.
Không có đánh giá sau đào tạo
Nếu doanh nghiệp không đo lường khả năng ứng dụng, rất khó xác định chương trình có tạo ra hiệu quả hay không.
Doanh nghiệp nên bắt đầu đào tạo Digital Skills từ đâu?
Doanh nghiệp không cần triển khai toàn bộ chương trình ngay từ đầu.
Có thể bắt đầu bằng việc xác định ba nhóm:
Nhân sự đang thiếu kỹ năng gì?
Công nghệ nào doanh nghiệp đang đầu tư nhưng chưa được khai thác tốt?
Quy trình nào đang tiêu tốn nhiều thời gian do thao tác thủ công?
Từ ba câu hỏi này, doanh nghiệp có thể xác định những kỹ năng cần ưu tiên.
Sau đó, chương trình được xây dựng theo từng cấp độ và từng phòng ban.
Từ Digital Skills đến năng lực chuyển đổi số
Digital Skills là nền tảng để nhân sự thích ứng với môi trường làm việc hiện đại.
Khi đội ngũ có khả năng sử dụng công cụ số, làm việc với dữ liệu, khai thác AI và nhận diện cơ hội tự động hóa, doanh nghiệp sẽ có nền tảng tốt hơn để triển khai những sáng kiến chuyển đổi số ở quy mô lớn.
Do đó, đào tạo Digital Skills cho doanh nghiệp không nên được xem là hoạt động chỉ dành cho nhân viên chưa thành thạo công nghệ. Đây là một phần của chiến lược phát triển năng lực nhân sự trong môi trường kinh doanh ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu và công nghệ.
Một lộ trình hiệu quả nên bắt đầu từ nền tảng, phát triển kỹ năng theo vai trò, tăng cường khả năng ứng dụng và liên tục cập nhật khi công nghệ thay đổi.
Khi con người và công nghệ phát triển song song, những khoản đầu tư vào chuyển đổi số mới có cơ hội tạo ra giá trị bền vững cho doanh nghiệp.
